تحليل بيانات الموظفين – مؤشرات يجب مراقبتها عند التحليل

بنظرة بسيطة لعالمنا الحالي، حيث المنافسة تزداد حدة ومتطلبات السوق تتغير باستمرار، أصبح تحليل بيانات الموظفين أداة لا غنى عنها للشركات التي تسعى للتفوق، وتكمن أهمية تحليل بيانات الموظفين في أنه يسمح بتقييم دقيق لأداء الموظفين ويساعد في اتخاذ قرارات استراتيجية بناءً على المعلومات المتاحة سواء كنت تعمل في مجال الموارد البشرية أو الإدارة العليا، ستجد أن تحليل البيانات لا يقتصر فقط على مراقبة الأداء، بل يساعد في تحسين الأداء التنظيمي بشكل عام.

 

ما هو تحليل بيانات الموظفين؟

تحليل بيانات الموظفين هو العملية التي يتم فيها جمع البيانات المتعلقة بالموظفين في الشركة، وتحليل هذه البيانات بهدف فهم الأداء الوظيفي وتحديد مناطق القوة والضعف، وهذه البيانات قد تتضمن معلومات عن الأداء الوظيفي للموظفين، عدد ساعات العمل، معدل الغياب، التقييمات السنوية، بالإضافة إلى بيانات التدريب والمزيد.

 

وفي الجوهر، يهدف تحليل البيانات إلى تمكين الشركات من تحسين الأداء الفردي والجماعي من خلال اتخاذ قرارات مستندة إلى الحقائق، لجعل العمل أكثر كفاءة وتنظيمًا، بمعنى آخر، نحن نتحدث عن استخدام البيانات لتوجيه الاستراتيجيات المتعلقة بكيفية إدارة الموظفين بشكل أفضل.

 

 

اعرف أكثر حول: التدريب والتطوير للموظفين

 

لماذا تحليل بيانات الموظفين مهم للشركات؟

تحليل بيانات الموظفين له دور أساسي في تحسين الأداء داخل الشركات على مختلف الأصعدة:

 

1- تحسين الأداء الوظيفي

من خلال تحليل البيانات، تحدد الشركات الموظفين الذين يحتاجون إلى دعم إضافي أو تدريب معين لتحسين أدائهم، فعلى سبيل المثال، إذا أظهرت البيانات أن أحد الموظفين يعاني من تأخير مستمر في إنجاز المهام، نستطيع تقديم تدريب مهني مناسب له لتحسين سرعته وجودته في العمل.

 

2- اتخاذ قرارات استراتيجية مبنية على بيانات دقيقة

تحليل بيانات الموظفين لا يقتصر على مجرد تحسين الأداء الفردي، بل يحسن أيضًا من اتخاذ قرارات استراتيجية قائمة على معلومات دقيقة، فمثلاً قد تساعد البيانات في تحديد حاجة الشركة إلى توظيف المزيد من الموظفين في قسم معين أو تعديل الاستراتيجيات المتعلقة بالتوظيف.

 

3- تحقيق التوازن في القوى العاملة

يساعد تحليل بيانات القوى العاملة في تقييم التوازن بين المهارات والمهام داخل الشركة، فإذا كانت بعض الفرق تعاني من نقص في المهارات مقارنة بمناطق أخرى، يساعد التحليل هنا في وضع خطط التدريب المناسبة وتوزيع المهام بشكل أكثر فعالية.

 

4- تحسين بيئة العمل

من خلال مراقبة رضا الموظفين باستخدام الاستطلاعات وبيانات الأداء، يتم تحديد المشكلات التي قد تؤثر على روح الفريق أو مستوى إنتاجية الموظفين، ومن جانب آخر، من خلال هذه البيانات، نستطيع تحسين بيئة العمل ودعم مستوى التحفيز والولاء لدى الموظفين.

 

كيف يتم جمع بيانات الموظفين لتحليلها بشكل فعال؟

جمع بيانات الموظفين هو أول خطوة في عملية التحليل، ولكن جمع البيانات بشكل عشوائي أو غير منظم قد يؤدي إلى نتائج غير دقيقة، ولذلك، من المهم أن يتم جمع البيانات بطريقة منهجية وفعالة، وهذه أبرز الطرق الشائعة:

 

النظام الإداري للموارد البشرية (HRIS)

فهذه الأنظمة من أكثر الأدوات استخدامًا في جمع بيانات الموظفين، ومن خلال نظام إدارة الموارد البشرية، يتم جمع وتخزين بيانات الموظفين بطريقة مركزية، لتسهيل الوصول إليها وتحليلها لاحقًا، ويشمل هذا النظام بيانات مثل التوظيف، الأداء الوظيفي، والحضور.

 

التقييمات الدورية

والمقصود أن التقييمات السنوية أو الربع سنوية جزء أساسي من جمع البيانات، ومن خلال التقييمات الذاتية أو تقييمات المديرين، نستطيع الحصول على بيانات دقيقة حول أداء الموظفين.

 

استطلاعات الموظفين

من خلال الاستطلاعات المنتظمة، يتم جمع بيانات حول مستوى رضا الموظفين، وتجاربهم في العمل، ومدى استعدادهم للعمل ضمن فرق معينة، وهذا النوع من البيانات سيساعد في تحديد المشكلات الموجودة في بيئة العمل.

 

المقابلات الشخصية

وهنا نعني أن المقابلات الفردية قد تكون كذلك أداة قيمة للحصول على بيانات دقيقة حول مشاكل أو فرص التطوير التي قد لا تظهر في التقييمات الرسمية.

 

 

تعرف على: إدارة مراكز الاتصال

 

ما هي أدوات تحليل البيانات المستخدمة في تحليل أداء الموظفين؟

مما لا شك فيه أن أدوات تحليل البيانات من العوامل الأساسية في تحليل بيانات الموظفين، وهناك العديد من الأدوات المتاحة التي من شأنها أن تساعد في تحليل أداء الموظفين بشكل أفضل وأكثر دقة:

 

1- برامج تحليلات البيانات مثل Tableau أو Power BI: توفر هذه البرامج منصات لتجميع البيانات وتحليلها بشكل مرئي، فمن خلال الرسوم البيانية والتقارير التفاعلية، يتعرف المسؤولين عن الموارد البشرية بسرعة على اتجاهات الأداء أو مؤشرات الإنتاجية.

2- أنظمة HRIS: هذه الأنظمة لا تقتصر على تخزين بيانات الموظفين فحسب، بل توفر أيضًا أدوات تحليلية تمكنك من مقارنة الأداء عبر فترات زمنية مختلفة أو بين الفرق.

4- برامج تقييم الأداء مثل 15Five أو Lattice: تساعد هذه الأدوات في قياس فعالية الموظفين من خلال جمع الملاحظات بشكل دوري وتوفير تغذية راجعة شاملة للموظفين.

4- برامج تحليل البيانات السحابية: تتيح العديد من الشركات الآن استخدام الأنظمة السحابية لتخزين وتحليل البيانات، وذلك لتسهيل الوصول إلى مؤشرات الأداء عن بعد من أي مكان في العالم.

 

كيف يساعد تحليل بيانات الموظفين في تحسين الأداء المؤسسي؟

تحليل بيانات الموظفين لا يساعد فقط في تحسين الأداء الفردي، بل يساهم أيضًا في تحسين الأداء العام للشركة، ولكن كيف؟ من خلال تحليل الأداء الوظيفي، تستطيع الشركات وضع استراتيجيات أكثر دقة للتوظيف والتدريب، فبدلاً من التنبؤ فقط باحتياجات المستقبل، تتخذ الشركات قرارات قائمة على بيانات فعلية.

 

ومن خلال مراقبة أداء الموظفين بشكل مستمر باستخدام تحليلات الموارد البشرية، يتم تحديد المجالات التي يتطلب فيها الموظفون التدريب، وذلك لرفع مستوى الإنتاجية وتقليل التكاليف، وعندما تكون البيانات متاحة وتستخدم بشكل صحيح، يصبح من السهل على الشركة تحسين أدائها التنظيمي وتحقيق أهدافها الاستراتيجية.

 

ما هي أهم المؤشرات التي يجب مراقبتها عند تحليل بيانات الموظفين؟

عند تحليل بيانات الموظفين لضمان تحسين الأداء الوظيفي، يجب مراقبة عدة مؤشرات تساعد الشركات في اتخاذ قرارات مبنية على معلومات دقيقة، وهذه بعض من أبرز هذه المؤشرات التي يجب مراقبتها:

 

أولاً: معدل غياب الموظفين

معدل الغياب هو أحد المؤشرات المهمة التي قد تشير إلى مشكلات تتعلق بالرضا الوظيفي أو الإرهاق، فإذا كان هناك زيادة ملحوظة في معدل الغياب، فقد يكون ذلك دليلاً على عدم رضا الموظفين عن بيئة العمل أو حمل العمل الزائد، وقد تكون هذه علامة على الحاجة إلى مراجعة ظروف العمل أو تقديم دعم إضافي للموظفين.

 

ثانياً: مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs)

مؤشرات الأداء الرئيسية (KPIs) هي أدوات مهمة تساعد الشركات في قياس أداء الموظفين، وتشمل هذه المؤشرات الوقت المستغرق لإتمام المهام، عدد المهام المكتملة، و جودة العمل، وتوفر هذه المؤشرات رؤية واضحة عن إنتاجية الموظفين وكفاءتهم في تنفيذ المهام الموكلة إليهم، وتحليل هذه البيانات يساعد في تحديد الموظفين الذين يتفوقون في العمل والذين يحتاجون إلى تحسين.

 

ثالثاً: معدل التفاعل مع العمل

معدل التفاعل يشير إلى مدى انخراط الموظفين في العمل والمشاريع اليومية، فموظف متفاعل يعمل بكفاءة عالية ويشعر بالتحفيز والرغبة في تحقيق أهداف العمل، وإذا كان الموظفون يشاركون بنشاط في الاجتماعات، يقدمون أفكارًا جديدة، ويتفاعلون بشكل إيجابي مع الزملاء، فإن هذا يعد مؤشرًا قويًا على الولاء والتحفيز داخل الشركة.

 

رابعاً: معدل التقدم في التطوير المهني

تتابع العديد من الشركات معدل التقدم في التطوير المهني للموظفين كأحد المؤشرات المهمة، ويشمل هذا التدريب المستمر، ومدى استفادة الموظفين من الفرص التعليمية المتاحة لهم، كما يساعد هذا المؤشر في فهم ما إذا كانت برامج التدريب والتطوير تؤدي إلى تحسين الأداء الوظيفي والقدرة على مواجهة التحديات الجديدة.

 

خامساً: مؤشر الأداء الجماعي

في العديد من الأحيان، يعتمد النجاح على التعاون بين الفرق، ويمكن مراقبة الأداء الجماعي من خلال الإنجازات المشتركة، مثل المشاريع التي تم إتمامها بنجاح، والتعاون بين الموظفين في الفرق متعددة الوظائف، وهذا المؤشر يسهم في فهم كيفية تأثير العمل الجماعي في تحسين الإنتاجية بشكل عام.

 

سادساً: معدل التوظيف الداخلي

استخدام معدل التوظيف الداخلي يتم استخدامه كمؤشر على مدى نجاح الشركة في تطوير الموظفين داخل المنظمة، فهذا المؤشر يظهر نسبة الموظفين الذين يتم ترقيتهم أو نقلهم إلى أدوار أعلى داخل الشركة بدلاً من الاعتماد على توظيف موظفين من الخارج، وقد يكون هذا مؤشرًا على فعالية برامج التطوير الداخلي والتحفيز الوظيفي.

 

 

التوظيف يبدأ من هنا

 

ما هي التحديات التي قد تواجه الشركات في تحليل بيانات الموظفين؟

على الرغم من فوائد تحليل بيانات الموظفين في تحسين الأداء، فإن هناك بعض التحديات التي قد تواجهها الشركات أثناء هذه العملية، وفي هذه النقاط أبرز التحديات الشائعة:

 

مقاومة الموظفين للتحليل

أحد التحديات الكبرى هو مقاومة بعض الموظفين لمشاركة بياناتهم الشخصية أو السماح بالتحليل المستمر لأدائهم، فقد يشعر الموظفون بأنهم تحت مراقبة دائمة أو يتخوفون من كيفية تأثير التحليل على قراراتهم المهنية، وقد تؤثر هذه المقاومة على دقة البيانات التي يتم جمعها وتؤدي إلى تشويه الصورة الحقيقية للأداء.

 

عدم وجود بيانات دقيقة

إذا كانت البيانات غير دقيقة أو غير مكتملة، فإنها قد تؤدي إلى اتخاذ قرارات خاطئة تؤثر على استراتيجيات العمل، فمثلاً، إذا تم جمع بيانات غياب الموظفين بشكل غير دقيق أو استبيانات رضا الموظفين لم تعبر بشكل صحيح، قد يكون التحليل غير فعال، ولتجنب هذا، يجب التأكد من أن جمع البيانات يتم بشكل دقيق ومحدث باستمرار.

 

صعوبة في فهم البيانات

من التحديات الكبرى أن تحليل بيانات الموظفين يتطلب خبرة متخصصة في التحليل، وقد يواجه بعض المديرين أو فرق الموارد البشرية صعوبة في فهم البيانات أو تفسيرها بشكل صحيح، فقد تكون البيانات المعقدة مثل معدلات التفاعل أو مؤشرات الأداء الجماعي صعبة الفهم دون استخدام أدوات تحليل متقدمة، وهذه الصعوبة من شأنها أن تؤدي إلى اتخاذ قرارات غير دقيقة.

 

تحديات تقنية

قد تواجه الشركات مشاكل تقنية في جمع وتحليل البيانات، خاصة إذا كانت الأدوات المستخدمة لا تتناسب مع احتياجات الشركة أو إذا كانت أنظمة إدارة البيانات قديمة أو غير محدثة، وتحتاج الشركات إلى أدوات تحليل متطورة لدعم جمع البيانات وتحليلها بشكل أكثر كفاءة ودقة.

 

الموازنة بين الخصوصية والتحليل

الحفاظ على خصوصية البيانات هو تحدي دائم في تحليل بيانات الموظفين، ويجب على الشركات التأكد من أنها تتبع القوانين المحلية والدولية المتعلقة بحماية الخصوصية، مثل اللائحة العامة لحماية البيانات (GDPR) في الاتحاد الأوروبي، وقد تكون البيانات الحساسة مثل المعلومات الصحية أو الشخصية موضوعًا حساسًا، الأمر الذي يتطلب موافقة الموظفين قبل جمع البيانات وتحليلها.

 

اطلع كذلك على: التوظيف عن بعد في السعودية

 

أبرز الأسئلة الشائعة عن تحليل بيانات الموظفين

ما هي الاتجاهات الحديثة في تحليل بيانات الموظفين؟

• التحليل التنبؤي: تستخدم الشركات الذكاء الاصطناعي والتحليل التنبؤي للتنبؤ بمستقبل أداء الموظفين.
• البيانات الضخمة (Big Data): تتيح البيانات الضخمة تحليل كميات كبيرة من المعلومات بسرعة ودقة، لاتخاذ قرارات أفضل.

 

ما هي أهمية تحليل بيانات الموظفين؟

يساعد في تحسين الأداء الفردي والجماعي، لتحسين الإنتاجية والمساهمة في اتخاذ قرارات استراتيجية أفضل بكثير.

 

كيف يمكن تحسين دقة البيانات؟

من خلال استخدام أنظمة إدارة الموارد البشرية المتطورة وتدريب الموظفين على تحديث بياناتهم بشكل دوري.

 

هل يمكن للشركات الصغيرة استخدام تحليل بيانات الموظفين؟

نعم، يمكن لأي شركة، صغيرة أو كبيرة، استخدام أدوات بسيطة لتحليل البيانات وتحسين الأداء.

 

اعرف أكثر حول: حلول إدارة الموارد البشرية

 

إذن، تحليل بيانات الموظفين هو أداة قوية لتحسين الأداء الوظيفي وتحقيق أهداف المؤسسة، وعند استخدام البيانات بشكل صحيح، تحسن الشركات استراتيجياتها وتزيد الإنتاجية، وإذا كنت ترغب في الحصول على حلول شاملة لتحليل بيانات الموظفين وتحسين الأداء المؤسسي، تواصل مع شركة ريادة اليوم للحصول على استشارات وحلول متكاملة تلبي احتياجات عملك.