تحتاج إدارة انضمام ومغادرة الموظفين إلى إجراءات واضحة تبدأ قبل مباشرة الموظف وتستمر حتى انتهاء علاقته بالشركة، ويساعد تنظيم هذه المراحل على تحسين تجربة الموظف، وتقليل الأخطاء الإدارية، وحماية بيانات الشركة، وضمان تنفيذ الإجراءات المطلوبة بين الموارد البشرية والمديرين وتقنية المعلومات والرواتب بكفاءة.

ما المقصود بدورة حياة الموظف؟

تمثل دورة حياة الموظف جميع المراحل التي يمر بها داخل الشركة، بداية من قبوله للوظيفة وحتى انتهاء علاقته الوظيفية، ولذلك، لا ينبغي النظر إلى إدارة انضمام ومغادرة الموظفين على أنها مجموعة من الإجراءات المنفصلة، بل كجزء من نظام متكامل لإدارة الموظفين.

وتشمل دورة حياة الموظف عادة:

• الاستقطاب والتوظيف.
• تجهيز الموظف قبل المباشرة.
• توثيق عقد العمل.
• التسجيل في الأنظمة ذات العلاقة.
• مباشرة العمل والتدريب.
• متابعة الأداء والتطوير.
• إدارة الإجازات والرواتب.
• الاستقالة أو انتهاء العقد.
• التسوية النهائية وإخلاء الطرف.

عندما تكون هذه المراحل مترابطة، يصبح من الأسهل على الشركة متابعة بيانات الموظف وتقليل التأخير والأخطاء.

اقرأ أيضاً عن: الدليل الكامل لإدارة الموظفين عن بعد

ما هو Onboarding الموظفين؟

يشير Onboarding إلى عملية تجهيز الموظف الجديد للانضمام إلى الشركة وبدء عمله بشكل فعلي، وتبدأ العملية المثالية قبل أول يوم عمل، من خلال جمع البيانات وإعداد العقد وتجهيز الأنظمة والأجهزة.

وتعد إدارة انضمام ومغادرة الموظفين الفعالة ضرورية منذ اللحظة التي يوافق فيها المرشح على العرض الوظيفي، لأن التأخير في أي خطوة قد يؤثر على تجربة الموظف وإنتاجيته.

ومن أهم إجراءات Onboarding:

• جمع المستندات المطلوبة.
• مراجعة بيانات الموظف.
• إعداد وتوثيق عقد العمل.
• استكمال التسجيلات المطلوبة.
• إضافة الموظف إلى نظام الرواتب.
• تجهيز جهاز العمل.
• إنشاء البريد والحسابات.
• تحديد الصلاحيات.
• تعريف الموظف بالسياسات.
• إعداد خطة التدريب.

إجراءات ما قبل مباشرة العمل

لا يجب أن تبدأ إجراءات الموظف الجديد في صباح أول يوم عمل، بل يمكن للشركة تنفيذ مرحلة Preboarding قبل المباشرة.

وتساعد هذه المرحلة في جعل إدارة انضمام ومغادرة الموظفين أكثر سرعة وتنظيمًا، لأنها تتيح للموارد البشرية تجهيز معظم المتطلبات مسبقًا.

يمكن أن تشمل مرحلة Preboarding:

• إرسال قائمة المستندات المطلوبة.
• جمع البيانات الشخصية والوظيفية.
• تحديد تاريخ المباشرة.
• تجهيز العقد.
• إعداد مكان العمل.
• طلب الجهاز والأدوات.
• إنشاء الحسابات.
• تجهيز بطاقات الدخول.
• إرسال تعليمات اليوم الأول.

كلما تم إنجاز هذه الخطوات مبكرًا، قل احتمال وجود مشكلات في بداية عمل الموظف.

إعداد وتوثيق عقد العمل

يعد عقد العمل من أهم عناصر إدارة انضمام ومغادرة الموظفين، لأن بيانات العقد ترتبط بعدد من الإجراءات اللاحقة.

يجب مراجعة البيانات الأساسية والتأكد من دقتها، مثل:

• بيانات الموظف.
• المسمى الوظيفي.
• تاريخ بدء العمل.
• الأجر والمزايا.
• نوع العلاقة الوظيفية.
• البيانات المطلوبة للتوثيق.

كما ينبغي إدارة توثيق عقد العمل عبر القنوات والمنصات المعتمدة وفق المتطلبات المطبقة على المنشأة والموظف.

ويفضل أن تتم مراجعة البيانات قبل اعتمادها، لأن اختلاف المعلومات بين العقد ونظام الموارد البشرية والرواتب قد يؤدي إلى مشكلات لاحقة.

تعرف على: استراتيجيات المحافظة على الكفاءات السعودية الشابة

تسجيل الموظف في التأمينات وإضافته إلى الرواتب

بعد استكمال إجراءات التوظيف، يجب تحديث الأنظمة ذات العلاقة.

وتشمل إدارة انضمام ومغادرة الموظفين في هذه المرحلة التأكد من إدخال الموظف في نظام الرواتب واستكمال الإجراءات المطلوبة للتسجيل في التأمينات الاجتماعية وفق حالته.

ومن المهم مراجعة:

• بيانات الموظف.
• الأجر المسجل.
• تاريخ بدء العمل.
• القسم.
• المسمى الوظيفي.
• بيانات الرواتب.
• الاستحقاقات والخصومات.

ويساعد توحيد البيانات بين HR والرواتب والتأمينات على تقليل الأخطاء التي قد تظهر لاحقًا.

تجهيز الأنظمة والأجهزة والصلاحيات

لا يمكن اعتبار الموظف جاهزًا للعمل إذا لم يحصل على الأدوات التي يحتاج إليها.

لذلك يجب التنسيق بين الموارد البشرية وتقنية المعلومات والمدير المباشر لتجهيز:

• الكمبيوتر أو اللابتوب.
• البريد الإلكتروني.
• البرامج المطلوبة.
• نظام CRM.
• أنظمة الموارد البشرية.
• أدوات التواصل.
• بطاقة الدخول.
• الحسابات الداخلية.

كما يجب تطبيق مبدأ الصلاحيات حسب الحاجة، بحيث يحصل الموظف على الوصول المناسب لدوره فقط.

اليوم الأول للموظف

يؤثر اليوم الأول بشكل كبير على تجربة الموظف ولهذا يجب أن تتضمن إدارة انضمام ومغادرة الموظفين خطة واضحة لليوم الأول.

يمكن أن تشمل:

• استقبال الموظف.
• تعريفه بالفريق.
• تقديم الشركة وأهدافها.
• شرح السياسات الأساسية.
• توضيح المهام.
• تعريفه بالمدير المباشر.
• شرح الأنظمة.
• بدء التدريب.
• تحديد أهداف الفترة الأولى.

ومن الأفضل ألا يكون اليوم الأول مجرد مجموعة من النماذج والإجراءات الإدارية، بل تجربة تساعد الموظف على فهم دوره ومكانه داخل الشركة.

يمكنك معرفة المزيد حول: مستقبل حلول واتساب شات بوت في السوق السعودي في 2025

خطة أول 30 و60 و90 يومًا

من أفضل ممارسات إدارة انضمام ومغادرة الموظفين وضع خطة 30-60-90 يومًا.

أول 30 يومًا

يركز الموظف على:

• فهم الوظيفة.
• التعرف على الفريق.
• تعلم الأنظمة.
• إكمال التدريب الأساسي.
• تنفيذ المهام الأولية.

من 31 إلى 60 يومًا

يبدأ الموظف في:

• تحمل مسؤوليات أكبر.
• العمل باستقلالية.
• تطبيق المهارات.
• استقبال الملاحظات.

من 61 إلى 90 يومًا

يمكن التركيز على:

• الوصول إلى مستوى الأداء المطلوب.
• تقييم نقاط القوة.
• معالجة فجوات المهارات.
• تحديد أهداف المرحلة التالية.

توزيع المسؤوليات بين HR وIT والمدير

لا تعني إدارة انضمام ومغادرة الموظفين أن إدارة الموارد البشرية يجب أن تنفذ كل الخطوات بنفسها.

فمن الأفضل توزيع المسؤوليات.

الموارد البشرية

• المستندات.
• العقود.
• بيانات الموظفين.
• الإجراءات الإدارية.
• التنسيق مع الرواتب.

تقنية المعلومات

• الأجهزة.
• الحسابات.
• البرامج.
• الصلاحيات.
• الدعم التقني.

المدير المباشر

• تعريف الموظف بالمهام.
• التدريب الوظيفي.
• المتابعة.
• تحديد الأهداف.
• تقييم الأداء.

وضوح المسؤوليات يمنع تكرار العمل ويقلل الخطوات المنسية.

كيف تقيس نجاح Onboarding؟

يجب ألا تكون إدارة انضمام ومغادرة الموظفين مجرد قائمة مهام يتم وضع علامة أمامها، بل يمكن قياس نتائجها.

ومن أهم المؤشرات:

• الوقت حتى الوصول إلى الإنتاجية.
• نسبة إكمال إجراءات الانضمام.
• نسبة إكمال التدريب.
• رضا الموظفين الجدد.
• معدل ترك العمل خلال فترة التجربة.
• الأداء خلال أول 90 يومًا.
• عدد المشكلات التي تظهر عند بدء العمل.

إذا تكررت المشكلة نفسها مع عدد كبير من الموظفين، فقد يكون السبب خللًا في العملية وليس في الموظفين.

ما هو Offboarding؟

Offboarding هو العملية المنظمة التي يتم من خلالها إنهاء علاقة الموظف بالشركة وإكمال جميع الإجراءات المتعلقة بالمغادرة.

وتعتبر إدارة انضمام ومغادرة الموظفين في مرحلة الخروج مهمة بقدر أهمية مرحلة الانضمام، لأن أي خطوة ناقصة قد تسبب مشكلة تشغيلية أو مالية أو أمنية.

وقد تبدأ العملية عند:

• تقديم الاستقالة.
• انتهاء العقد.
• صدور قرار إنهاء العلاقة وفق الإجراءات المناسبة.
• انتقال الموظف إلى جهة أخرى.

تعرف على: حلول الموارد البشرية

إدارة الاستقالة أو انتهاء العقد

عند بدء عملية المغادرة، يجب تحديد آخر يوم عمل والمسؤوليات المطلوبة قبل الخروج.

وتشمل إدارة انضمام ومغادرة الموظفين في هذه المرحلة مراجعة:

• تاريخ آخر يوم.
• حالة العقد.
• الإجازات.
• المستحقات.
• العهد.
• الملفات.
• الصلاحيات.
• المهام التي تحتاج إلى تسليم.

وجود خطة واضحة يمنع ترك الأمور حتى اليوم الأخير.

التسوية النهائية وإخلاء الطرف

تعتبر التسوية النهائية من أهم مراحل إدارة انضمام ومغادرة الموظفين.

ويجب مراجعة البيانات اللازمة لتحديد المستحقات وفق حالة الموظف والعقد والمتطلبات النظامية ذات الصلة.

أما إخلاء الطرف فيمكن أن يشمل:

• إعادة الأجهزة.
• إعادة بطاقة الدخول.
• إعادة العهد.
• تسليم الملفات.
• نقل المسؤوليات.
• الحصول على الموافقات.
• إغلاق الحسابات.

ومن الأفضل توثيق كل خطوة بدل الاعتماد على المراسلات غير المنظمة.

إلغاء الصلاحيات وحماية بيانات الشركة

يجب ألا يستمر وصول الموظف إلى أنظمة الشركة بعد انتهاء حاجته إليها.

ولهذا تشمل إدارة انضمام ومغادرة الموظفين في مرحلة Offboarding التنسيق مع تقنية المعلومات لإلغاء:

• البريد الإلكتروني.
• CRM.
• أنظمة الموارد البشرية.
• الأنظمة المالية.
• التخزين السحابي.
• تطبيقات التواصل.
• الأنظمة الداخلية.

كما يجب التأكد من تسليم ملفات العمل وعدم الاحتفاظ ببيانات الشركة أو العملاء بصورة غير مصرح بها.

أخطاء شائعة في Onboarding وOffboarding

من أبرز الأخطاء:

• بدء الإجراءات متأخرًا.
• عدم وجود Checklist موحدة.
• اختلاف بيانات الموظف بين الأنظمة.
• تأخير توثيق العقد.
• نسيان إضافة الموظف إلى الرواتب.
• عدم تجهيز الجهاز.
• عدم تحديد مسؤول كل خطوة.
• عدم وجود خطة لأول 90 يومًا.
• تأخير إلغاء الصلاحيات.
• عدم استرداد العهد.
• الاعتماد على البريد فقط.
• عدم توثيق إتمام الإجراءات.

وتساعد إدارة انضمام ومغادرة الموظفين من خلال إجراءات موحدة ونظام مركزي على تقليل هذه المشكلات.

Checklist عملية للموارد البشرية

Onboarding Checklist

• جمع بيانات الموظف.
• مراجعة المستندات.
• إعداد العقد.
• توثيق العقد.
• استكمال التسجيلات المطلوبة.
• إضافة الموظف إلى الرواتب.
• تجهيز الجهاز.
• إنشاء الحسابات.
• تحديد الصلاحيات.
• تجهيز اليوم الأول.
• بدء التدريب.
• إعداد خطة 30-60-90.

Offboarding Checklist

• تسجيل طلب المغادرة.
• تحديد آخر يوم عمل.
• مراجعة المستحقات.
• إعداد التسوية النهائية.
• بدء إخلاء الطرف.
• استرداد العهد.
• تسليم الملفات.
• نقل المسؤوليات.
• إلغاء الصلاحيات.
• إغلاق الحسابات.
• توثيق إتمام العملية.

اكتشف: حلول مراكز الاتصال

الأسئلة الشائعة حول إدارة انضمام ومغادرة الموظفين

ما الفرق بين Onboarding وOffboarding؟

Onboarding يركز على تجهيز الموظف وانضمامه إلى الشركة، بينما Offboarding يركز على تنظيم خروجه وإنهاء الإجراءات المرتبطة بعلاقته الوظيفية.

متى تبدأ عملية Onboarding؟

يفضل أن تبدأ قبل أول يوم عمل من خلال مرحلة Preboarding، وتجهيز العقد والبيانات والأجهزة والحسابات.

لماذا يعد توثيق العقد مهمًا؟

لأنه يساعد على تنظيم العلاقة الوظيفية والحفاظ على بيانات متسقة بين أنظمة الشركة والمنصات ذات العلاقة.

هل تحتاج الشركات إلى Checklist؟

نعم، تساعد القائمة الموحدة على التأكد من تنفيذ جميع الخطوات وعدم الاعتماد على الذاكرة أو المراسلات المتفرقة.

هل يمكن تعهيد هذه الخدمات؟

نعم، يمكن للشركات الاستعانة بمزودي خدمات إدارة الموظفين وتعهيد الموارد البشرية لإدارة جزء من هذه الإجراءات وفق نطاق الخدمة المتفق عليه.

تمثل إدارة انضمام ومغادرة الموظفين جزءًا أساسيًا من إدارة دورة حياة الموظف، ولا ينبغي اختزالها في توقيع عقد أو إيقاف حساب عند المغادرة. فكل مرحلة تحتاج إلى تخطيط وتنسيق وتوثيق واضح.

في ريادة Riyada، نساعد الشركات على تنظيم عمليات الموارد البشرية وتوحيد إجراءات الموظفين، من الانضمام والتوثيق إلى الرواتب والمغادرة والتسوية، وفق احتياجات كل منشأة.

تواصل مع ريادة لبناء إجراءات HR أكثر تنظيمًا، وتقليل الأخطاء، وتحسين تجربة الموظف من أول يوم حتى آخر يوم.